אם אתה מאחר או נעדר, יידע אותי באותה עת שאתה יודע

פרוטוקול איחור, היעדרות

הצעה לטיפול

אין מי שנהנה מכך שמאחרים או נעדרים לו.
בדרך כלל, פרט יותר ליברלי, לאיחוריו העצמוניים, לאלה שלו.
הוא מוכן להִתלות בגורמים שמקובל למי שמאחרים להם ש-

  • אין למאחר שליטה בהם או השפעה עליהם,
  • ולא רצון לחזות את היותם, ולהתמודד עם השפעתם טרם איחורו.

מידת הרגישות לאיחור משתנה בהתאם לסיטואציה ולאישיות – הן של המאחר והן של הממתין.

יש מי שמותנה יותר/ פחות לאיחורים מאחרים.

  • יש מי שמנהל את זמנו יותר ביעילות וקפדנות,
  • יש מי שיש לו מערכת ערכים, שעל אף ניהול זמנו, הוא רוצה לצקסם את תשומותיו גם על חשבון חיכיון אחר,
  • יש מי שפחות רגיש לזה שהוא ממתין…,

ברור שאת האיחורים וההעדרויות ניתן לצמצם, גם אם לא למנוע.

כשהייתי סבל בניו יורק נחשפתי לרגישות האמריקאית לזמן. למובהקות, להשלכות היעדרה.
עם משאית 26 פוטר בתנועה המנהטנית, במגבלות החנייה מול הסרביס אנטרנסס התחוורו לי עומק מוגבלותי בפועל ביחס למציאות, על ציר הזמן.

נוצר הצורך, הכלכלי, לגייס ממדים נוספים לטפל בהשלכות איחורים בלתי נמנעים (בטח בג'וב שני כשהמשרד קבע  שרירותית ל- 13:00, מתבסס על הערכה מקדמית ולא מדוייקת על משך הג'וב הקודם.)

תובנה

למדתי את התובנה המדהימה ביותר מאז ההבנה שמים זורמים למקום הנמוך:

המאחר יודע, ברוב מקרי האיחור, טרם האיחור על כניסה למצב איחור.

מטרה

רתימת גילוי זה – המאחר יודע טרם האיחור על איחורו.
כך, מתאפשר למאחר לגייס את תודעת הממתין לטובת מזעור נזק איחורו,
על ידי
עדכון האיחור הצפוי עוד טרם היותו, כלומר לפני הגעת שעת היעד הנקובה.

יישום

כך, בידיעה או רק בסבירות של איחור, בסביבות 8:10 בבוקר, הייתי מתקשר ללקוח ומעדכן אותו שאאחר לקביעה של 8:30, ומוסיף הערכה, מעט מוגזמת, על שעת ההגעה היעודה על מנת להימנע מטלפון דוחה פגישה נוסף.
אם הלקוח היה מבקש לדעת את הסיבות לאיחור – פחות רלוונטי – הייתי משתף.

תועלות

להיט.
הודעות האיחור על פי רוב כמעט תמיד התקבל בהבנה:

  • עצם הפנייה המעדכנת טרום חילול קביעת מועד הפגישה,
  • הפגנת כבוד לזמנו של אחר,
  • הפרקטיקה שבה מאפשרים ללקוח לנצל את הזמן אפקטיבית.

בפועל

מול חברים, במיוחד כשניהלתי מאסות של אנשים שכללתי ויישמתי;
לקראת סיום שיחות פתיחה עם עובדים, הייתי –

  1. משתף אותם ברגישותי לאיחורים והיעדרויות,
  2. בהבנתי שלא ניתן למנוע אותם,
  3. בבקשתי, שיאפשרו לי להתמודד עם האיחור/ היעדרות, ולהיערך להעדר תשומותיהם יקרות הערך כשמאחרים או נעדרים,
  4. מצביע על כך שהמאחר והנעדר יודעים טרום האיחור או ההיעדרות שלא יגיעו בשעה הנקובה,
  5. ואז הקנאק:
    בנקודה זו, בנקודת הזמן בה אתם מבינים שלא תגיעו או תאחרו – שתפו אותי בידיעתכם.
  6. מבטיח ש-
    1. לא אכעס,
    2. לא אשאל על הסיבות לאיחור – לא אני קובע את סדרי עדיפויות האחר, לא אני אשפוט האם האיחור ראוי או מוצדק,
    3. כן אודה על העדכון,
    4. ומעדכן אותם, שלעצמי – אראה באיזו תכיפות איחור או העדרות קורים – על ציר 'הרבה–מעט', וביחס לעמיתיו.
      איחור והעדרויות תכופים מעידים על פרקטיקת עבודה וחלק ממכלול איכות העובד ורצונו לקחת חלק בפעילויות הארגון,
  7. מוודא האם הבקשה ברורה.
  8. שואל האם בקשתי זו ראויה
    1. האם יכולים לעמוד בה,
    2. האם מבינים שכך עוזרים לי להערך,
  9. מקבל את ההסכמה הוורבלית, ואז מוסיף את השוס המתבקש:
    אם הבקשה לגיטימית, האם זה ברור ש-מי שלא ממלא אותה לא רוצה לעבוד איתי?
    ניתן להסקה, שאני לא רוצה לעבוד איתו.

ואכן, איחורים והיעדרויות פחתו דרסטית – גם מפני שלא נעים להתקשר לחטיאר שהוא גם המנהל.

במעט השיחות המעדכנות על איחורים והעדרויות שקבלתי –

  • הייתי נחמד, במופגן – להימנע ממצב שהמעדכן יתחרט על העדכון.
  • נמנעתי מהשאלה 'למה',
    • לא רלוונטי, לא משנה את עצם האיחור/ היעדרות,
    • לא הייתה לי כוונה להיכנס למערכת העדיפויות האם במקרה ספתא גוססת ראוי לאחר/ להיעדר, ולישון עד מאוחר לא,
    • (מה שלא מנע את צורך המעדכן לפרט את סיבת האיחור/ היעדרות)
    • להודות על עצם העדכון,
    • ולאחל לבבית.

ו-כן, יש לעקוב אחר תכיפות ההיעדרויות והאיחורים,
ולשים לב כמה זה קורה.

 


איחור, ביטול, סליחה

Share

השאר תגובה