אם אתה מאחר או נעדר, יידע אותי באותה עת שאתה יודע

פרוטוקול איחור, היעדרות

הערכת משך קריאה כ- 8 דקות

הצעה לטיפול

בתמצית

עדכון
המאחר, הנעדר,
את שותפיו למועד שנקבע
שלא יעמוד בהסכם שנקבע,
בעת שהמאחר, הנעדר, נוכח בכך.

אין מי שנהנה מכך שמאחרים או נעדרים לו.

בדרך כלל, ובאופן מרהיב פרסונה
ליברלית יותר לאיחוריה שלה – אלה שהיא מאחרת – מאשר לאיחורי אחרים, בכללי,
וטולרנטית פחות לאיחורים אליה – בפרטני.

המאחר, נוטה להִיתלות בגורמים שהוא משער שיתקבלו כלגיטימיים אצל מי שהוא מאחר להם, שכן:

  • אין למאחר שליטה בגורמים המעכבים, או השפעה עליהם,
  • ולא רצון, או תשומות תודעתיות, לחזות את היותם, להתמודד עם השפעתם טרום איחורו.

מידת רגישות לאיחור משתנה בהתאם לסיטואציה ולאישיות – הן של המאחר והן של הממתין.

יש מי שמותנה יותר/ פחות לאחר מאחרים.

  • יש מי שמנהל את זמנו יותר/ פחות ביעילות וקפדנות,
  • יש מי שפועל על פי מערכת ערכים, שעל אף ניהול זמנו, שואף למקסם את תשומותיו גם על חשבון חיכיון אחר, אליהם מודע ומתעלם עד לא מודע,
  • יש מי שפחות רגיש לכך שהוא ממתין…,

ברור, שאת האיחורים וההיעדרויות

  • ניתן לצמצם,
  • גם אם לא למנוע.

כסבל בניו יורק, נחשפתי לרגישות האמריקאית לזמן, למובהקות, להשלכות הפגנת זלזול בהתייחסות לקביעת זמן עם אחר.
במשאית 26 פוטר בתנועת מנהטן, במגבלות חנייה מול הסרביס אנטרנסס, התחוורו לי עומק מוגבלותי בפועל, ביחס למציאות, על ציר זמן.
נוצר צורך, כלכלי – לאיחור יש השלכות כלכליות – לגייס ממדים נוספים לטפל בהשלכות איחורים בלתי נמנעים [עוד יותר בהגעה לג’וב שני, כשהמשרד קבע  שרירותית ל- 13:00, ומתבסס על הערכה מקדמית ולא מדוייקת ולא אפשרית על משך הג’וב הראשון.]

תובנה

שם, בניו יורק, למדתי את התובנה החשובה ביותר מאז ההבנה שמים זורמים למקום הנמוך:

מאחר יודע, ברוב מקרי האיחור, טרם איחורו, על כניסתו למצב איחור.

מטרה

רתימת גילוי מכונן זה – ‘מאחר’ מודע לאיחורו טרם המועד הנקוב – לשימוש חיובי.
כך, מתאפשר למאחר לגייס את תודעת הממתין לטובת מזעור נזקי איחורו,
על־ידי
עדכון הממתין לאיחור הצפוי, וזאת, טרם היותו, כלומר לפני הגעת מועד היעד הנקוב.

יישום

בידיעה, או בסבירות איחור, סביב 8:10 בבוקר, הייתי מתקשר ללקוח ומעדכן אותו שאאחר לקביעה של 8:30.
הייתי מוסיף הערכה, מעט מוגזמת, על שעת ההגעה הייעודה כדי להימנע מטלפון דוחה פגישה נוסף.
אם הלקוח היה מבקש לדעת את הסיבות לאיחור – לעיתים רחוקות ופחות רלוונטי – הייתי משתף.

תועלות

שוס. להיט.
הודעות האיחור, כמעט תמיד, התקבלו בהבנה;

  • עצם הפנייה המעדכנת, טרום חילול קביעת מועד הפגישה,
  • מהווה הפגנת כבוד, פרקטי, לזמנו של אחר, לתפישתו,
    • מאפשרת לו לנצל את זמן האיחור שנכפה עליו,
    • מונעת ממנו את ההמתנה מורטת העצבים של אי־הידיעה והוודאות,
    • ואולי, הלקוח בכלל נרגע – לא היה בטוח שהעובדים יגיעו.

הצגת הדרישה

מול חברים, בדגש כשניהלתי מאסות אנשים, שכללתי ויישמתי את ההבנה;
לקראת סיום שיחות פתיחה עם עובדים, הייתי –

  1. משתף אותם ברגישותי לאיחורים והיעדרויות,
  2. בתקשור הבנתי שלא ניתן למנוע איחורים ואו העדרויות,
  3. ולכן, לא מצפה שלא יהיו איחורים או היעדרויות,
  4. ועם זאת, מבקש, שיאפשרו לי להתמודד עם איחור/ היעדרות, ולהיערך להעדר תשומותיהם יקרות־הערך, כשייאחרו או ייעדרו,
  5. מצביע על כך, שהמאחר והנעדר יודעים טרום האיחור או ההיעדרות שלא יגיעו בשעה הנקובה,
  6. ואז הקנאק הנועץ:
    בנקודה זו, בנקודת הזמן בה אם המאחרים/ נעדרים מבינים שלא יגיעו, או יאחרו – אני מצפה, מבקש, דורש, לשתף אותי בידיעתם על האיחור.
  7. אני מבטיח ש –
    1. לא אכעס,
    2. לא אשאל על הסיבות לאיחור, שכן –
      לא אני קובע את סדרי עדיפויות אחר,
      לא אני אשפוט האם האיחור ראוי או מוצדק,
    3. ו-כן, תמיד, אודה על העדכון,
    4. ומעדכן אותם, שלעצמי – אראה באיזו תכיפות איחור או היעדרות מתרחשים – על ציר ‘הרבה–מעט’, ביחס לעמיתים.
      לתפישתי – איחור והיעדרויות תכופים מעידים על פרקטיקת עבודה, כחלק ממכלול איכות העובד, רצונו ליטול חלק משמעותי בפעילויות הארגון,
  8. מוודא שבקשה ברורה.
  9. שואל האם בקשתי זו ראויה
    1. האם יכולים לעמוד בה,
    2. האם מבינים שכך עוזרים לי להיערך להיעדרותם מהמשימה,
  10. מקבל את ההסכמה הוורבלית, ואז מוסיף את השוס המתבקש:
    אם הבקשה לגיטימית, האם זה ברור ש–מי שלא ממלא אותה לא רוצה לעבוד איתי?
    האם ניתן להסיק, שאני לא רוצה לעבוד עם מי שלא משתף פעולה עם בקשתי זו?

ואכן, איחורים והיעדרויות פחתו דרסטית – גם מפני שלא נעים להתקשר לחטיאר, שהוא גם המנהל ועוד בשעות בלתי סבירות.

תאכלעס, בפועל בשטח

במעט השיחות המעדכנות על איחורים והעדרויות שקבלתי –

  • הייתי נחמד, במופגן –
    • להימנע ממצב שהמעדכן יתחרט על שיצר עמי קשר, שיתף אותי על איחורו,
    • הפעיל את הפרוטוקול שהתוויתי,
    • שיטמיע את החוויה החיובית שבעדכון
  • נמנעתי מהשאלה ‘למה’,
    • לא רלוונטי, לא משנה את עצם האיחור/ היעדרות,
    • לא הייתה לי כוונה להיכנס למערכת העדיפויות האם מקרה ספתא-בדיוק-גוססת גוססת ראוי לאחר/ להיעדר, ולישון עד מאוחר לא,
      • מה שעל פי רוב – בארבע יבשות בהן הפרוטוקול יושם – לא מנע את רצונו המופגן של מאחר לְפָרט את סיבת איחורו/ היעדרותו, לספוח אהדה וצידוק לאיחורו,
    • להודות על עצם העדכון,
    • ולאחל לבבית ברכה רלוונטית לסיטואציה.

ו-כן, יש לעקוב אחר תכיפות ההיעדרויות והאיחורים,
לשים לב כמה זה קורה.

 


איחור, ביטול, סליחה

Share

הערות? אשמח לתגובתך