ניהול משימות

משך קריאה: 3 דק', תלוי כמה שניות יש לך בדקה

קדימויות

תיוג עם היחשפות למשימה

טרם ביצוע משימה מתייג את המשימה כ-

1. [ ] דחוף וחשוב
2. [ ] דחוף ולא חשוב
3. [√] לא דחוף וחשוב
4. [ ] לא דחוף ולא חשוב.

תכלית

בשל היות זמן, רעיונית, כלי קיבול למשימות, יש מצבים שאינו מספיק להכיל את כולן.

כדי להכיל לתוך כלי הקיבול את משימות באופו שמשרת את העושה, כדאי להכניסן לפי סדר שמשרת את העושה באופן ש-לאחר העשייה, העושה ייחווה לעצמו 'נעשה נכון', לשביעות רצוני.

הסברים

להסביר על חשיבות ניהול משימות – לא דחוף ולא חשוב. לי. כעת המסוימת.

הסבר הבחנה לאחר בין 'דחוף ל'חשוב' חשובה ולא דחופה. לי.

מכיוון שהמשימונת כעת, מונחת לפני, היא דחופה:

הבחנה בין 'חשוב' ל'דחוף'

חשוב

ביצוע/ מניעת המשימה תשפיע על מכלול היבטים משמעותיים בחיינו כעושים/ נמנעים.

ככל שהמשימה חשובה יותר, כן היא משפיעה חיובית/ נגטיבית על חיינו כעושים/ נמנעים.

דחוף

הטיפול במשימה להיות בנקודה קרובה להווה, על ציר זמן.

אם הטיפול ייעשה בדיחוי או כלל לא, ייגרם נזק נזק מעצם דחייתה, כולל העצמת חשיבותה בשל התמרתה להיותה קריטית יותר, בשל קרבתה לנקודת תפוגתה בשל התקדמות נסיבות אחרות.

לא חשוב

משימות 'לא חשובות', שאינן מקדמות אג'נדה משמעותית, לעתים נדחפות קדימה משתי סיבות:

• אקסטרינזית
  דמות חיצונית, 'מושכת לנו בשרוול', שכן ביצוע המשימה על העושה 'חשוב' לדמות החיצונית, וכך, משדרגת את דחיפות המשימה כדי לשרת את הדמות החיצונית,
• אינטריזית
  משימות שעושות לנו כייף, זמני מקומי, שבדיעבד היינו יכולים להזיזן, אך מסבות הנאה בעצם עשייתן.
  ומכאן חשיבותן.

דוגמאות

לנהוג – משפיע קריטית

מענה לטלפון – גירוי חיצוני

טיפול בפנסיה – משפיע על ציר זמן, טיפול יכול להיות על ציר זמן

צפייה בסרט דוקומנטרי – כיף, ולכן חשיבותו דחיפותו דינמית, יכולה לעלות לרמת דחיפות שדוחה משימות חשובות אחרות.

יישום

במילוי מיכל ב–

1. סלעים,
2. אבנים,
3. חצץ
4. וחול

כדאי להכניס לפי הסדר המתואר.

בטיפול במשימות יש לטפל ב

1. דחוף וחשוב, קודם וראשית לכל,
2. להפעיל שיקול דעת בין הדחוף והלא חשוב, ללא דחוף וחשוב,
3. לא דחוף ולא חשוב, יש להכניס בין המשימות כ-חול בין חצץ, אבנים וסלעים.

מהי הדרך הנכונה?

לא יודע; היחס בין ריבוי המלים למוצקות התוצאה הופך את המשימה לחשובה ומעניינת, אך שאינה דחופה.

בוא, נתחיל בשאלה ה'אם המשימה היא דחופה וחשובה…,'